Helena Segerstedt

Jag löser dina svordomar

Administration / Projektledning / Nätverk

Projektledare

Projektledare

Vad gör en projektledare?

En projektledare är den person inom ett team som har det huvudsakliga ansvaret för att arbetet flyter på, att man arbetar mot och sedan möter de målsättningar som har satts upp för projektet. 

1. Planerar aktiviteter och resursanvändning

God planering är en avgörande faktor för att kunna möta projektets olika deadlines och delmål. De projekt som misslyckas gör ofta det till följd av just bristfällig planering. En bra projektledare är duktig på att sätta realistiska deadlines utifrån teamets olika förmågor. Projekt av alla dess slag är naturligt oförutsägbara till en viss del, vilket är anledningen till att en projektledare dessutom behöver vara duktig på att göra anpassningar till förändrade omständigheter för att projektet ska nå sitt slutgiltiga mål.

2. Organiserar sitt team

En bra projektledare ser till så att teamets medarbetare inte fastnar utan skapar enkla, tydliga och stimulerande planer och uppgifter vilka tillåter teamets medlemmar att använda och utveckla sin fulla potential.

3. Kontrollerar tidsanvändning

Det mest avgörande för hur en kund bedömer att ett projekt har utförts och levererats till dem är om projektet var färdigt i tid. Därför bör förseningar aldrig ens komma på tal för en projektledare. Istället måste projektledaren lägga tid och kraft på att både strukturera hur tiden ska användas och kontinuerligt kommunicera den strukturen till sina medarbetare under projektets gång.

Hand skriver på en whiteboard tavla med positlappar.

En bra projektledare kan utan problem:

  • Definiera en aktivitet
  • Ta fram en ordning för olika aktiviteter
  • Uppskatta tiden som en viss aktivitet kommer att ta
  • Utveckla ett schema och följa det

4. Uppskattar utgifter och tar fram en budget

En duktig projektledare kan se till så att man inte överstiger projektets bestämda budget. Även om ett projekt möter kundens förväntningar och levereras in i tid, så kommer det att anses vara ett misslyckat projekt om man går över sin budget. Projektledarens roll är att kontinuerligt och ofta granska budgeten och planera framåt för att på så sätt undvika massiva budgetöverskridanden.  

5. Säkerställer att kunderna är tillfredsställda

I slutändan så kan ett projekt enbart bedömas som framgångsrikt ifall kunden känner sig nöjd och tillfreds med projektets resultat. En av de viktigaste uppgifterna som en projektledare har är att under arbetets gång minimera mängden osäkerhet, undvika oönskade överraskningar och involvera kunden så mycket som det är rimligt i projektet. En projektledare bör vara duktig på att upprätthålla en god kommunikation samt hålla kunderna uppdaterade med de senaste framstegen och annan information.

6. Analyserar och hanterar risk

Ju större ett projekt är, desto större är också risken för att man ska stöta på en eller annan utmaning och trampa i en fälla av något slag som inte var en del av den ursprungliga projektplanen. Färre problem är oundvikliga, men en duktig projektledare kan utan problem och nästan intuitivt identifiera och bedöma potentiella risker innan projektet ens har startat. De vet helt enkelt hur man på bästa sätt undviker onödiga risker eller i alla fall minimerar dess inverkan på projektet.

7. Övervakar framsteg

Under ett projekts inledande faser så brukar projektledaren och dess team ha en klar och tydlig bild samt höga förhoppningar om att kunna producera det önskade resultatet. Men vägen till en färdig produkt och ett avslutat samt framgångsrikt projekt är sällan spikrak. När saker och ting inte går enligt planen så måste projektledaren kunna övervaka och analysera både utgifter och teamets prestation och kunna vidta effektiva och nödvändiga åtgärder för att styra teamet tillbaka på rätt spår.

8. Hanterar och tar fram rapporter samt annan nödvändig dokumentation

Erfarna projektledare vet mycket väl hur viktigt det är med korrekt dokumentation och slutrapporter för avslutade projekt. En duktig projektledare kan presentera omfattande rapporter som dokumenterar och visar att alla projektmål har mötts, samt vad som har gjorts under projektet, vem som var involverad och vad man hade kunnat göra bättre.

Intresserad?

Ring oss Kontakt