Helena Segerstedt

Jag löser dina svordomar

Administration / Projektledning / Nätverk

Virtual Executive Assistant

Vad är en Virtual Executive Assistant?

En Virtual Executive Assistant är en person med ansvar för allt

En VEA har ansvar för allt, förutom att vara ”client facing”. Titeln har många olika benämningar: Virtuell assistent, VA, VD Assistent, Chefsassistent, Executive Assistant, Administrative Assistant, Personal Assistant, projektkoordinator för att nämna några. Det jobbet innebär är att jag tar hand om ert back-office och avlastar företagets administrativa uppgifter – på distans eller på plats hos er. Som VEA varierar arbetsuppgifterna från dag till dag och det ställer höga krav på stor flexibilitet och vana av att arbeta med flera saker samtidigt. Att vara virtual executive assistant innefattar också rollen som projektledare/assistent inom små och stora projekt såväl interna som externa. Jag kan också gå in som eventkoordinator och planera och genomföra era fysiska och digitala event.

Blått abstrakt mönster mot svart bakgrund.

Office Management

Jag genomför upphandling av nya leverantörer eller omförhandling på befintliga avtal, blir inköpsansvarig av det ni behöver till verksamheten, kurser, möten etc.

Jag arbetar brett inom företaget och supporterar verksamheten i sin helhet. Kundfakturering (sortera och kontera), leverantörsfakturor och avtalshantering. Jag kan också bli er kontaktperson mot leverantörer med ansvar för upphandlingar av diverse kontorsfunktioner t.ex. kaffemaskiner, skrivare, fotograf, telefonabonnemang, IT, resebolag etc. Beställning av catering vid ledningsmöten etc.

  • Kundfakturering
  • Leverantörsfakturor
  • Avtalshantering
  • Upphandlingar
  • Tjänstebilsansvarig
  • Ansvara för introduktion och onboarding av nya medarbetare inkl. administrering och utdelning av taggar och information om larm och utrymningspolicy vid eventuell brand
  • Inköp/beställningar av interna luncher till viktiga möten och event.
  • Insamling och uppföljning av tidsrapporter
  • Scanning av leverantörsfakturor
  • Uppföljning av uteblivna inbetalningar
  • Stödfunktion av interna processer & system
  • Supportera vid semesterschemaläggning
  • Inventering och beställning av kontorsmaterial
  • Upprättande av presentations­material
  • Skriva agenda/minnes­anteckningar/protokoll från samtliga mötesformer
  • Uppföljning av fakturor
  • Förbereda klientavtal
  • Ärendehantering
  • Dokument­hantering
  • Ansvara för komplex kalender- & mailhantering
  • Boka, organisera & koordinera interna-/externa möten
  • Resebokningar
  • Utläggs­rapportering
  • Uppdatera uppdragslista och beslutsdokument
  • Förbereda och sammanställa mötesunderlag
  • Avlasta med löpande administrativa uppgifter
  • Upprätta material till ledningsgrupper & styrelser
Ring oss Kontakt